Tim internal
30 hariRp12 juta
40 berkas / hari
← Semua solusi
AI Strategic Consulting Center · konsep layanan
Bandingkan biaya, waktu, dan risiko.
Mulai dari target, biaya, dan kapasitas yang tercatat. Dalam rancangan layanan ini, IndoCerdas menata opsi beserta asumsi dan data yang perlu dikonfirmasi untuk bahan rapat pimpinan.
Percakapan
Catatan kapasitasPenawaranKebutuhan unit
Bandingkan tim internal dan penyedia jasa. Anggaran Rp15 juta, tenggat 20 hari kerja.
Gunakan biaya dan kapasitas pada dokumen ini…↑
IndoCerdasMencocokkan biaya dan cakupan
✓ Volume dan batas waktu
✓ Kapasitas per hari
✓ Biaya kerja yang dibandingkan
IndoCerdasPenyedia jasa
12 hariRp14,4 juta
100 berkas / hariTim internal melewati tenggat 10 hari.
IndoCerdasMemo pilihan awal sudah tersusun.
Periksa kapasitas aktual, rincian penawaran, dan ketentuan akses arsip sebelum menentukan pelaksana.
Uji asumsi kapasitas tim ↗Konsep layanan · simulasi dengan angka fiktif
Siapa yang sebaiknya mendigitalkan arsip?
Satu unit harus menyelesaikan 1.200 berkas dalam 20 hari kerja dengan anggaran Rp15 juta. Dalam simulasi ini setiap berkas membutuhkan waktu penanganan yang sama.
- Tim internal
- Dua petugas, total Rp400.000 per hari kerja.
- Penyedia jasa
- Rp12.000 per berkas, kapasitas 100 berkas per hari.
Digitalisasi arsip
| Pilihan | Waktu kerja | Total biaya |
|---|---|---|
| Tim internal | 30 hari | Rp12 juta |
| Penyedia jasa | 12 hari | Rp14,4 juta |
Pertimbangan
Pada kapasitas 40 berkas per hari, tim internal melewati tenggat 10 hari kerja. Penyedia jasa selesai dalam 12 hari dengan sisa anggaran Rp600.000.
Yang perlu diperiksa sebelum memilih
Catat keterangan yang dapat mengubah keputusan. Beri penanggung jawab tugas untuk mengonfirmasinya sebelum memo dibawa ke rapat.
Kapasitas aktual
Minta dua petugas mengukur jumlah berkas yang selesai dalam satu hari, termasuk penamaan file dan pemeriksaan hasil pindai. Tim perlu mencapai 60 berkas per hari untuk memenuhi tenggat.
Rincian penawaran
Minta penawaran tertulis dari penyedia. Periksa apakah harga per berkas sudah mencakup pengambilan arsip, pemeriksaan mutu, dan pemindaian ulang.
Akses terhadap arsip
Identifikasi berkas yang boleh dibawa keluar dan siapa yang dapat menerima salinannya. Jika arsip harus diproses di lokasi, minta jadwal dan harga untuk pekerjaan di tempat.
Tiga jenis keputusan yang perlu bahan berbeda.
Mulai dengan keputusan yang ingin diminta dari pimpinan. Tentukan batas waktu, lingkup pekerjaan, serta data yang boleh digunakan sebelum membahas pilihan.
Memilih cara melaksanakan pekerjaan
Siapkan volume pekerjaan, target mutu, tenggat, kapasitas tim, rincian biaya internal, dan penawaran penyedia. Samakan dulu cakupan yang dibandingkan. Biaya pemindaian saja berbeda dari biaya penamaan file, pemeriksaan mutu, dan pengerjaan ulang.
Dalam alur yang diusulkan, angka diambil dari catatan atau penawaran yang dipilih. Tampilkan sumber dan asumsi untuk setiap perhitungan, lalu uji perubahan kapasitas, harga, atau waktu pemeriksaan.
- Hasil untuk rapat
- Memo pilihan dengan tabel biaya dan waktu, ruang lingkup pekerjaan, risiko pelaksanaan, serta pertanyaan kepada unit dan penyedia. Pengambil keputusan mengonfirmasi kapasitas aktual dan cakupan harga sebelum memilih.
Menilai usulan kebijakan atau program
Siapkan rumusan masalah, kondisi awal, data pengguna layanan, usulan unit, aturan terkait, anggaran, dan masukan pemangku kepentingan. Sebutkan tujuan yang ingin dicapai serta ukuran keberhasilannya.
Bandingkan pilihan terhadap tujuan, biaya pelaksanaan, manfaat yang didukung data, kelompok yang terdampak, dan kesiapan pelaksana. Sertakan kondisi berjalan sebagai pembanding jika relevan. Tandai manfaat yang masih berupa perkiraan.
- Hasil untuk rapat
- Bahan telaah kebijakan yang menjelaskan pilihan, dasar penilaian, konsekuensi, dan kebutuhan data lanjutan. Pemilik program meninjau anggaran, kewenangan, serta dampak sebelum meminta keputusan pimpinan.
Menentukan prioritas tindak lanjut organisasi
Pilih laporan unit, notulen rapat, target yang disetujui, dan catatan perkembangan. Minta daftar persoalan yang masih terbuka beserta bukti status terakhirnya.
Bedakan komitmen yang sudah disepakati dari usulan tindakan baru. Tunjukkan pekerjaan yang bergantung pada keputusan, data, atau sumber daya unit lain. Prioritas perlu mengikuti kriteria yang dipilih organisasi, misalnya tenggat layanan dan dampak pada pekerjaan berikutnya.
- Hasil untuk rapat
- Memo tindak lanjut berisi persoalan, sumber, pilihan tindakan, kebutuhan keputusan, dan rancangan jadwal. Pimpinan mengonfirmasi penanggung jawab serta tanggal penyelesaian.
Dasar dan asumsi setiap pilihan perlu terlihat.
Kajian RIA Bappenas membahas persoalan, alternatif, biaya dan manfaat, serta implementasi kebijakan. Struktur itu menjadi acuan konteks pekerjaan pada contoh ini. Sumber yang dipakai untuk keputusan organisasi tetap harus berasal dari data, aturan, dan keterangan yang relevan dengan persoalannya.
Angka pada simulasi digitalisasi berasal dari asumsi fiktif yang ditampilkan di halaman. Bahan memo perlu dilengkapi dengan penawaran tertulis, pengukuran kapasitas petugas, ketentuan akses arsip, dan biaya pemeriksaan hasil sebelum digunakan dalam keputusan nyata.